A intranet está desatualizada, ninguém mais acessa

Quando visitamos empresas interessadas em reativar sua Intranet ou Portal Corporativo é muito comum encontrarmos um cenário de abandono e descrédito. Normalmente ainda são acessados as típicas funcionalidades de aniversariantes, ramais, cardápio do refeitório e outras singelas aplicações.

Ninguém quer publicar novidades em um ambiente que não é acessado e, por outro lado, ninguém acessa aquilo que está desatualizado… assim se inicia o ciclo vicioso.

Mas o fato de estar desatualizada normalmente não é apenas o resultado do desinteresse. Uma Intranet tem que ser muito mais que o simples interesse em acessar as novidades ou comunicados da empresa. Se fosse só isso, um e-mail daria conta do recado.

O primeiro e mais importante fator para que uma Intranet se mantenha atualizada é o de SERVIR. Se você tem uma Intranet, ela deve prestar serviços aos seus colaboradores. Automatizar processos, gerenciar documentos, encontrar conteúdo (busca), disponibilizar notícias e informações para tomada de decisão, disponibilizar indicadores e gerenciar conhecimento são exemplos de serviços que justificam o Portal. Já os aniversariantes, cardápio do refeitório e previsão do tempo são serviços de apoio e acolhimento ao usuário – eles podem e devem estar presentes na Intranet, mas sozinhos não agregam valor ao negócio.

Em nossos projetos sempre utilizamos nossa metodologia que identifica os pilares estratégicos de um Portal, ou seja, como ele agrega valor a companhia, todos com o objetivo de servir aos colaboradores, gestores, diretores ou conselho de alguma forma. Este talvez seja o ponto de partida se você quer repaginar sua Intranet.

Outros pontos chave são também importantes: performance, facilidade de uso, arquitetura da informação e layout. Esse mix pode ser resumido pela expressão User Experience, ou simplesmente UX. Tem a ver tanto com a capacidade do parceiro que desenvolve a Intranet, quanto com a capacidade da ferramenta (software + hardware que estão a disposição).
Bem, e se projetarmos uma repaginação com novos serviços e uma UX bacana, o que nos faltará?
O lado humano da coisa! Sim, isto deve ser bem pensado. A forma como as pessoas vão interagir e, principalmente colaborar. E vejam que não estamos falando apenas de um “curtir” ou “compartilhar” como no Facebook. Iremos trabalhar os funcionários e a empresa. Veja um exemplo de um cenário de gestão do conhecimento que desenvolvemos em um de nossos clientes:

Um case

O cliente, uma grande empresa de soluções em tecnologia e comunicação presente em toda América Latina, precisava de uma ferramenta de colaboração que atendesse os mais altos padrões de qualidade e usabilidade. A necessidade era uma plataforma de comunicação que integrasse a outras iniciativas da empresa. O maior problema era organizar os vastos processos, documentações e fluxos internos, disponibilizados em grandes volumes divididos por assuntos.

Para sanar o problema, foi reformulada a nomenclatura utilizada no ambiente existente, bem como a organização da Arquitetura de Informação para garantir equidade entre o ambiente digital e a realidade corporativa, e para finalizar o pilar de experiência do usuário, foi aplicada a nova identidade visual em uma Wiki. Para garantir a revisão do conteúdo, todos os materiais existentes tiveram seus status alterados para Rascunho e um Workflow de aprovação de conteúdo foi criado. Também foi criado um vídeo para que todo time envolvido fosse treinado.

O foco desta revisão técnica e conceitual foi trazer, manter e atualizar continuamente o conhecimento, assim foi possível manter o antigo e criar o novo.

Note que neste exemplo ganha a empresa ao explicitar o conhecimento de seus colaboradores, adotando as práticas corretas nas instalações e aumentando a produtividade, e ganham os colaboradores fazendo uso da ferramenta e se promovendo internamente (os colaboradores que publicam as boas práticas e suas experiências). Alias, este tipo de atitude deve ser incentivada com pequenos prêmios ou destaque no próprio Portal.

Moral da história: coloque sua Intranet a serviço das necessidades da companhia. Não encare ela apenas como um instrumento de comunicação. A comunicação no Portal é efetiva quando os colaboradores, ao acessarem os serviços, são impactados pelo comunicados que ali também estão.

Por enfrentar essa dinâmica inúmeras vezes, criamos um atalho para tudo isso. Conheça nosso acelerador para Intranets – o Conectt Express.

André Boger
boger@conectt.com.br
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