6 coisas para esperar de sua Intranet.


01/04/2013

Quando se trata de intranets e seu resultado na produtividade dos colaboradores, as expectativas sempre são altas. Mas quando o portal interno não estão de acordo com esses 6 tópicos apresentados abaixo, é raro que elas deem algum resultado.

O principal objetivo para as intranets é a facilitação do dia a dia dos colaboradores. Uma pesquisa realizada pelo KPS Group apontou que Executivos passam de 15 a 35% de seu tempo procurando por informação que os auxiliem na tomada de decisão, e as empresas gastam cerca de 750 bilhões de dólares por ano procurando dados em seus sistemas. A Intranet, muitas vezes é idealizada como o centro do ambiente de trabalho, que une diferentes áreas e necessidades da organização.
É essencial que uma intranet ajude – no mínimo – nos seis pontos abaixo:
1. Criar sensibilização no local de trabalho
Primeiro de tudo, a intranet deve ajudar a descobrir o que fazer a seguir, com quem é necessário deveria interagir quando é a vez de cada colaborador contribuir (como revisar um documento), quando a ajuda do colaborador é necessária, e assim por diante.
Para que isso aconteça, a ferramenta precisa sinalizar o que as pessoas com quem estou trabalhando estão fazendo. Além disso, precisa dar algumas pistas sobre quem está fazendo algo relacionado com minha tarefa. Dessa forma eu posso conhecer pessoas que podem ajudar-me a fazer o meu trabalho melhor.
2. Encontrar Pessoas e Competências
No ambiente de trabalho, é fundamental encontrar e descobrir facilmente as pessoas com quem cada colaborador precisa interagir. Deve ser muito fácil obter uma imagem de quem são essas pessoas, o que sabem, onde estão localizadas geograficamente, o que e com quem estão trabalhando e como eu posso interagir com eles. Para escolher a maneira correta de interação, eu preciso saber se estão disponíveis ou não, e qual forma de interação que eles preferem.
A intranet deve permitir pedir ajuda, bem como receber ajuda. E facilitar esse processo.
3. Compartilhamento de informações
Conhecimento não compartilhado é conhecimento perdido. Assim, a intranet deve permitir compartilhar facilmente a informação entre todos os colaboradores, mesmo se eu não souber quem pode precisar dela, quando ou com que finalidade. Dar este poder a apenas algumas pessoas não benéfico para a empresa. Ela deve ser distribuída a todos os que têm algo a compartilhar, o que - sem dúvida - pode ser qualquer um.
4. Encontrar informações
Esta é óbvia: Eu preciso encontrar a informação que preciso para usá-la em meu trabalho. Quanto mais rápido encontrar a informação certa, mais rápido o trabalho será feito. O que parece ser menos óbvio para muitas organizações é o método que eu, e muitos outros, preferem usar para encontrar a informação: pesquisa.
É impressionante o quanto a pesquisa de muitas intranets são ruins. Muitas vezes porque a informação está mal organizada, e outras porque a capacidade da pesquisa ainda não foi trabalhada.
Se gostaria de obter uma função de pesquisa muito boa, com auto-sugestão e formas inteligentes de filtrar e navegar através do resultado da pesquisa, eu não poderia me importar menos sobre sistemas hierárquicos de navegação. Taxonomias, gerados pelo usuário tags e metadados conteúdo deve naturalmente estar lá, mas principalmente para me ajudar a encontrar informações quando eu pesquisá-lo ou sinalizar para mim quando poderia haver algo de interesse para mim.
5. Manter informações
Esse tópico é um complemento do anterior. Sempre que um colaborador encontrar alguma informação que possa ser útil, deve ser capaz de mantê-lo para mais tarde, não importando se é um documento, uma imagem ou uma página web. O método deve ser o mesmo.
6. Conversas
Conversas são o que fazem o trabalho colaborativo fluir. Reuniões físicas são a maneira mais eficiente de chegar a um entendimento mútuo, e, portanto, a forma mais eficiente para sincronizar e coordenar as decisões e ações, bem como para desenvolver novas ideias. Porém essa não é uma solução prática nem viável, principalmente se persarmos nos custos decorrentes, e pessoas em outras localidades. A solução mais óbvia, é criar esse ambiente on-line.
E sua intranet?
Se você usar as seis capacidades como uma lista de verificação e usá-las para avaliar a sua própria intranet, como ela se sai no teste? Ela poderia se tornar seu ambiente natural de trabalho digital, apoiando o seu trabalho diário?
Se não, ele provavelmente irá continuar a ser um site que você visita de vez em quando para atualizar-se sobre o que está acontecendo em um nível corporativo ou departamental, ou quando você precisa ler sobre o processo de venda.
Fonte: CMS Wire

André Boger

boger@conectt.com.br

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Valor Econômico é um jornal de economia, finanças e negócios brasileiro, criado a partir de uma parceria entre os grupos Folha e Globo, respectivamente responsáveis por também publicar os jornais Folha de S.Paulo e O Globo. O periódico teve a sua primeira edição publicada em 2 de maio de 2000. Após mais de 15 anos de parceria, a participação do Grupo Folha no jornal foi vendida para o Grupo Globo, que anunciou a aquisição em 13 de setembro de 2016. A mudança societária fez com que o Grupo Globo se tornasse a única empresa que mantém a publicação.
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A Unimed é o maior sistema cooperativo de saúde do mundo, com mais de 345 cooperativas no Brasil, com médicos, hospitais credenciados e hospitais próprios. Além disso, possuem pronto atendimentos, laboratórios e ambulâncias para garantir qualidade na assistência médica, hospitalar e de diagnóstico complementar oferecidos.
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GDK SA foi fundada em Salvador, Bahia, em 1989, sob o nome geral Engenharia Ltda. Em abril de 2001, incorporou a Damulakis, tradicional empresa no setor, adotando as Damulakis Corporativo Gerais, e adicionou à sua coleção de mais de 45 anos de experiência e realizações no setor de Petróleo e Gás e mais tarde optou por uma nova marca corporativa que vai ser GDK SA.
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Uma das maiores fornecedoras de soluções de tecnologia para Gestão de Capital Humano do mundo, a ADP oferece uma ampla gama de ferramentas para Recursos Humanos, Folha de Pagamento, Gestão de Talentos e Administração de Impostos e Benefícios e ajuda seus clientes a ficarem em dia com as mudanças regulatórias e legais. As soluções para empregadores são amigáveis e se adaptam às necessidades de companhias de todos os tipos e tamanhos. ADP traz profunda experiência em ajudar seus clientes a construir uma força de trabalho melhor. Pioneira em Gestão de Capital Humano (HCM) e nos Processos de Terceirização, ADP atende a mais de 740.000 clientes em mais de 140 países.
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BASF Digilab 2.0

BASF SE é uma empresa química alemã global e líder mundial na área química, fundada no dia 6 de abril de 1865 em Mannheim pelo ourives e empresário Friedrich Engelhorn para produzir corantes sintéticos para tecidos. Hoje o Grupo BASF possui aproximadamente 122 mil empregados contribuindo para o sucesso de seus clientes em quase todos os setores e em quase todos os países do mundo, gerando vendas de cerca de 63 bilhões de Euros em 2018.
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Yamana Gold – Change Budget

A Yamana Gold Inc. é uma produtora de ouro com sede no Canadá que iniciou suas operações em 2003 com produção significativa de ouro, propriedades em estágio de desenvolvimento de ouro, propriedades de exploração e posições de terra no Canadá, Brasil, Chile e Argentina.
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29° Bienal De Artes

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30° Bienal De Artes

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