Case: Intranet Grupo RBS
Cliente: Grupo RBS Problema: O Grupo RBS é uma das maiores empresas de comunicação multimídia do Brasil, uma das maiores afiliadas da Rede Globo e conta com mais de 55 anos de atuação. Para reunir esse conteúdo e comunicar-se com seus colaboradores, várias tentativas de implementar uma intranet foram feitas, porém, sem sucesso. O Grupo RBS nos apresentou a seguinte situação: A intranet deveria viabilizar comunicação interna, facilitar a gestão de indicadores, gestão de conteúdo, suporte ao desempenho e atender às necessidades das diferentes áreas da empresa: corporativo (gestão, marketing, planejamento, financeiro, RH), rádios, televisões, internet, jornais. Por reunir diversos meios de comunicação, o portal deveria ser coerente com à realidade e identidade do Grupo. Solução: O projeto foi desenvolvido com uma metodologia estruturada passo a passo, na qual cada etapa derivava da etapa anterior, concretizando os objetivos apontados. O primeiro passo foi a definição dos eixos estratégicos que guiariam a intranet, através do Brasão. Foram realizadas 16 entrevistas com áreas chave do grupo, definindo o entendimento de cada uma. Foram gerados mais de 15 brasões, que foram condensados e unificados, dando origem ao Brasão da Intranet. Essa atividade funcionou também como um grande alinhador estratégico do grupo, pacificando as diferentes áreas e comprometendo-as com a intranet. Simultaneamente, foi mapeada a infra-estrutura de hardware e software do grupo, sendo realizado o sizing para atender o projeto. Uma premissa deste projeto foi a adoção da plataforma Windows SharePoint Service (WSS) para o desenvolvimento da intranet. Logo a seguir, foi desenvolvido o Roadmap estratégico, definindo as ondas evolutivas das versões da intranet. O roadmap definiu o eixo de cada versão (conquista, comunicação, participação) e fixou as metas, primária e secundária. Só avançávamos para a onda seguinte após as metas da etapa atual terem sido cumpridas. As ondas do roadmap contemplavam os eixos do Brasão, indicando no tempo quando cada um deles seria plenamente implementado. Como terceiro passo foi desenvolvida a matriz de oportunidades. Para tanto, foi utilizado um sistema de pontuação, no qual o consultor atribui pesos para cada funcionalidade e dá uma nota, aferida a partir das entrevistas qualitativas realizadas. As faixas de pontuação determinam a qual versão determinada funcionalidade pertence, além de indicar o grau de dificuldade de implantação e o grau de necessidade do componente. O critério primário de pontuação foi a adequação da demanda aos eixos do Brasão (direcionadores estratégicos). O passo seguinte foi determinar a política de governança, desenhando as ações, fluxos, atores, papéis, atribuições (job description), carga de esforço em cada versão, carga de esforço em cada versão por grupo de governança e por papel; essas definições foram aplicadas, então, aos níveis de governança estratégica e governança operacional. A governança teve como foco facilitar a implementação dos direcionadores do brasão, além de acompanhar o roadmap ao longo do tempo - demonstrando o esforço de cada fase - e as funcionalidades da matriz - indicando operacionalmente o funcionamento e ciclo de vida das funcionalidades previstas. A seguir, foi desenvolvida a Arquitetura de Informação. A partir dos eixos determinados no Brasão, da definição da versão 0 (roadmap) e das funcionalidades que a compunham (matriz de oportunidades), foi determinada uma arquitetura básica, que atendia as premissas da primeira fase da intranet. Terminada a determinação da arquitetura de informação, desenharam-se as telas que fariam a interface do sistema, tangibilizando todos os entregáveis já feitos. A arquitetura de interface determinou a posição de cada funcionalidade dentro das páginas, bem como fixou o modelo de navegação e usabilidade a serem adotados pela Intranet. Neste case, o Grupo Conectt desenvolveu •Plano de comunicação e sensibilização •Diagnóstico - entrevistas qualitativas e observação direta •Definição Referencial Estratégica (Brasão) •Definição Referencial de Matriz de Oportunidades •Definição Referencial de Governança •Definição Referencial de Arquitetura de Informação •Definição Referencial de Arquitetura de Interface •Definição Referencial de Mapeamento de Infra-estrutura e Sizing
André Boger
boger@conectt.com.br
