Classificação de Documentos no Sharepoint


22/06/2012
As bibliotecas de documentos do Sharepoint são um local para se gerenciar arquivos eletrônicos. O crescimento exponencial dos arquivos eletrônicos é um problema enfrentado em quase todas as empresas atualmente, a organização desse espaço requer planejamento e atenção especial. Por isso, existem algumas funcionalidades oferecidas pelo Sharepoint que devem ser consideradas antes de se definir a arquitetura de informação desse ambiente. As pessoas que já utilizaram plataformas Sharepoint para o gerenciamento de documentos provavelmente já se familiarizaram com o conceito de metadados, que são uma forma de se classificar conteúdos de acordo com seus diferentes atributos. No Sharepoint os metadados normalmente são visualizados como colunas, assim como em uma pasta de armazenamento de documentos do Windows onde cada documento possui colunas que registram suas informações tais como “Nome”, “Data de Modificação”, “Tipo”, “Tamanho” e “Data de Criação”. Em uma biblioteca do Sharepoint, além dos metadados de sistema é possível definir quais são aqueles que deverão classificar documentos específicos. Assim, se tivéssemos que definir metadados para o tipo de documento “Contrato”, provavelmente adicionaríamos um campo chamado “Data de Assinatura” e “Data de Vencimento”, por exemplo. Além dos metadados, o Sharepoint possui um atributo de sistema que pode classificar os diferentes tipos de conteúdo ao longo do portal, esse atributo é chamado de Content Type.
Todo conteúdo existente em um portal Sharepoint possui um Content Type associado, assim ao se criar um site você provavelmente possuirá Content Types como Notícias, Imagens e Documentos etc., tendo a possibilidade de criar outros conforme a necessidade.
Mas como no nosso exemplo do tipo de documento Contrato descrito acima, provavelmente a necessidade da sua empresa seja de especificar vários tipos de conteúdo existentes na organização como um todo, assim teríamos Relatórios Financeiros para o pessoal de contabilidade, Catálogo de Produtos para o time de Vendas, Manual da Marca para a equipe de Marketing e assim por diante.
Uma dúvida comum a essa altura é como fazer essa estruturação de conteúdos. As opções são utilizar um Content Type específico (ex. Relatório Financeiro) ou um genérico (ex. Documentos) associado a um campo de metadados que determine o tipo de documento. Existem vantagens e desvantagens nas duas opções.
Por isso elaboramos uma tabela onde você poderá analisar os pontos de atenção nessa escolha fundamental para a organização do conteúdo no portal.
Portais que utilizam a plataforma Sharepoint possibilitam um ambiente de administração mais intuitivo, permitindo a descentralização de várias tarefas antes restritas ao pessoal de TI por sua então complexidade técnica.
A facilidade de se operar a ferramenta, no entanto, não exime seus administradores de um esforço de manutenção que inclui manter a arquitetura de informação consistente.
Por isso, é importante ressaltar que seja qual for a opção escolhida, ela deve ser embasada em uma outra decisão estratégica tomada anteriormente, que é o nível de descentralização da administração do portal. Quanto mais pessoas possuírem permissão para exercer algum tipo de papel administrativo no ambiente, maior a chance de ocorrerem desvios de padronização.
No caso da opção por Content Types específicos ou mais genéricos com metadados que os detalhem, podemos dizer que as duas soluções podem funcionar bem em cenários específicos, desde que sejam condizentes com o plano estratégico de governança do portal, que vai considerar variáveis administrativas e tecnológicas.​
Alexandre Lemos Consultor Web Grupo Conectt

André Boger

boger@conectt.com.br

Conheça nossos cases de sucesso


Valor Econômico – Gestão De Conteúdo

Valor Econômico é um jornal de economia, finanças e negócios brasileiro, criado a partir de uma parceria entre os grupos Folha e Globo, respectivamente responsáveis por também publicar os jornais Folha de S.Paulo e O Globo. O periódico teve a sua primeira edição publicada em 2 de maio de 2000. Após mais de 15 anos de parceria, a participação do Grupo Folha no jornal foi vendida para o Grupo Globo, que anunciou a aquisição em 13 de setembro de 2016. A mudança societária fez com que o Grupo Globo se tornasse a única empresa que mantém a publicação.
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Portal Unimed Porto Alegre

A Unimed é o maior sistema cooperativo de saúde do mundo, com mais de 345 cooperativas no Brasil, com médicos, hospitais credenciados e hospitais próprios. Além disso, possuem pronto atendimentos, laboratórios e ambulâncias para garantir qualidade na assistência médica, hospitalar e de diagnóstico complementar oferecidos.
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GDK

GDK SA foi fundada em Salvador, Bahia, em 1989, sob o nome geral Engenharia Ltda. Em abril de 2001, incorporou a Damulakis, tradicional empresa no setor, adotando as Damulakis Corporativo Gerais, e adicionou à sua coleção de mais de 45 anos de experiência e realizações no setor de Petróleo e Gás e mais tarde optou por uma nova marca corporativa que vai ser GDK SA.
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ADP

Uma das maiores fornecedoras de soluções de tecnologia para Gestão de Capital Humano do mundo, a ADP oferece uma ampla gama de ferramentas para Recursos Humanos, Folha de Pagamento, Gestão de Talentos e Administração de Impostos e Benefícios e ajuda seus clientes a ficarem em dia com as mudanças regulatórias e legais. As soluções para empregadores são amigáveis e se adaptam às necessidades de companhias de todos os tipos e tamanhos. ADP traz profunda experiência em ajudar seus clientes a construir uma força de trabalho melhor. Pioneira em Gestão de Capital Humano (HCM) e nos Processos de Terceirização, ADP atende a mais de 740.000 clientes em mais de 140 países.
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BASF Digilab 2.0

BASF SE é uma empresa química alemã global e líder mundial na área química, fundada no dia 6 de abril de 1865 em Mannheim pelo ourives e empresário Friedrich Engelhorn para produzir corantes sintéticos para tecidos. Hoje o Grupo BASF possui aproximadamente 122 mil empregados contribuindo para o sucesso de seus clientes em quase todos os setores e em quase todos os países do mundo, gerando vendas de cerca de 63 bilhões de Euros em 2018.
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Yamana Gold – Change Budget

A Yamana Gold Inc. é uma produtora de ouro com sede no Canadá que iniciou suas operações em 2003 com produção significativa de ouro, propriedades em estágio de desenvolvimento de ouro, propriedades de exploração e posições de terra no Canadá, Brasil, Chile e Argentina.
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Yamana Gold – CAPEX

A Yamana Gold Inc. é uma produtora de ouro com sede no Canadá que iniciou suas operações em 2003 com produção significativa de ouro, propriedades em estágio de desenvolvimento de ouro, propriedades de exploração e posições de terra no Canadá, Brasil, Chile e Argentina.
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Yamana Gold – Business Intelligence

A Yamana Gold Inc. é uma produtora de ouro com sede no Canadá que iniciou suas operações em 2003 com produção significativa de ouro, propriedades em estágio de desenvolvimento de ouro, propriedades de exploração e posições de terra no Canadá, Brasil, Chile e Argentina.
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29° Bienal De Artes

A Bienal de São Paulo exposição de artes que ocorre a cada dois anos na cidade de São Paulo, desde 1951. É considerada um dos três principais eventos do circuito artístico internacional, junto à Bienal de Veneza e Documenta de Kassel. Maior exposição do hemisfério sul, a Bienal é pautada por questões inovadoras do cenário contemporâneo e reúne mais de 500 mil pessoas por edição. Desde sua criação, 32 Bienais foram produzidas com a participação de mais de 170 países, 16 mil artistas e 10 milhões de visitantes.
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30° Bienal De Artes

A Bienal de São Paulo exposição de artes que ocorre a cada dois anos na cidade de São Paulo, desde 1951. É considerada um dos três principais eventos do circuito artístico internacional, junto à Bienal de Veneza e Documenta de Kassel. Maior exposição do hemisfério sul, a Bienal é pautada por questões inovadoras do cenário contemporâneo e reúne mais de 500 mil pessoas por edição. Desde sua criação, 32 Bienais foram produzidas com a participação de mais de 170 países, 16 mil artistas e 10 milhões de visitantes.
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Vitrine De Corretoras

A BMF Bovespa é uma empresa que tem o lucro vinculado com transações, e não venda direta de ações, porém tem uma imagem muito positiva junto aos investidores. Para incentivar a compra de ações de corretoras, e aumentar o número de transações, a organização decidiu criar um local em seu site onde os futuros investidores pudessem se conectar com as corretoras, gerando mais transações no mercado de ações.
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Intranet Villares Metals

Há mais de 70 anos, a Villares Metals atua no ramo de aços e ligas especiais. Seus resultados são frutos da qualidade, especificidade e diferenciais de seus produtos, além de serviços prestados. Em sua carteira de clientes estão indústrias que exigem alta tecnologia e segmentos de alto desempenho tais como: automobilístico, ferramental, energia, bens de capital entre outros. A empresa é considerada a maior produtora de aços especiais não planos de alta liga da América Latina.
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Yamana – Painel De Indicadores

A Yamana Gold Inc. é uma produtora de ouro com sede no Canadá que iniciou suas operações em 2003 com produção significativa de ouro, propriedades em estágio de desenvolvimento de ouro, propriedades de exploração e posições de terra no Canadá, Brasil, Chile e Argentina.
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Hotsite ONS

O Operador Nacional do Sistema Elétrico (ONS) é o órgão responsável pela coordenação e controle da operação das instalações de geração e transmissão de energia elétrica no Sistema Interligado Nacional (SIN) e pelo planejamento da operação dos sistemas isolados do país, sob a fiscalização e regulação da Agência Nacional de Energia Elétrica (Aneel).
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thyssenkrupp Elevadores

Saiba como a thyssenkrupp Elevadores otimizou a sua principal área de negócios através da transformação digital, com a criação de um sistema de gestão e aprovação de documentos para seus mais de 24.000 fornecedores.
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Botiweb

Da indústria ao ponto de venda. No segmento de beleza, a empresa pesquisa, fabrica, realiza a logística, marketing e varejo. O Boticário, Eudora, quem disse, berenice? e The Beauty Box estão em mais de 4 mil pontos de venda próprios, em 1.750 cidades, com e-commerce e venda direta.
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Santander – Portal de Renegociações

Em atividade no mercado local desde 1982, o Santander Brasil é o terceiro maior banco privado do País por ativos. A instituição está presente em todas as regiões do Brasil por meio de uma ampla estrutura, composta de agências, PABs (Postos de Atendimento Bancário) e máquinas de autoatendimento, além de escritórios regionais, centros de tecnologia e unidades culturais. Sediada em São Paulo, a operação brasileira é parte integrante do Grupo Santander, de origem espanhola, que é o principal conglomerado financeiro da zona do euro e que tem grande presença na América Latina.
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