Classificação de Documentos no Sharepoint
As bibliotecas de documentos do Sharepoint são um local para se gerenciar arquivos eletrônicos. O crescimento exponencial dos arquivos eletrônicos é um problema enfrentado em quase todas as empresas atualmente, a organização desse espaço requer planejamento e atenção especial. Por isso, existem algumas funcionalidades oferecidas pelo Sharepoint que devem ser consideradas antes de se definir a arquitetura de informação desse ambiente. As pessoas que já utilizaram plataformas Sharepoint para o gerenciamento de documentos provavelmente já se familiarizaram com o conceito de metadados, que são uma forma de se classificar conteúdos de acordo com seus diferentes atributos. No Sharepoint os metadados normalmente são visualizados como colunas, assim como em uma pasta de armazenamento de documentos do Windows onde cada documento possui colunas que registram suas informações tais como “Nome”, “Data de Modificação”, “Tipo”, “Tamanho” e “Data de Criação”. Em uma biblioteca do Sharepoint, além dos metadados de sistema é possível definir quais são aqueles que deverão classificar documentos específicos. Assim, se tivéssemos que definir metadados para o tipo de documento “Contrato”, provavelmente adicionaríamos um campo chamado “Data de Assinatura” e “Data de Vencimento”, por exemplo. Além dos metadados, o Sharepoint possui um atributo de sistema que pode classificar os diferentes tipos de conteúdo ao longo do portal, esse atributo é chamado de Content Type.
Todo conteúdo existente em um portal Sharepoint possui um Content Type associado, assim ao se criar um site você provavelmente possuirá Content Types como Notícias, Imagens e Documentos etc., tendo a possibilidade de criar outros conforme a necessidade.
Mas como no nosso exemplo do tipo de documento Contrato descrito acima, provavelmente a necessidade da sua empresa seja de especificar vários tipos de conteúdo existentes na organização como um todo, assim teríamos Relatórios Financeiros para o pessoal de contabilidade, Catálogo de Produtos para o time de Vendas, Manual da Marca para a equipe de Marketing e assim por diante.
Uma dúvida comum a essa altura é como fazer essa estruturação de conteúdos. As opções são utilizar um Content Type específico (ex. Relatório Financeiro) ou um genérico (ex. Documentos) associado a um campo de metadados que determine o tipo de documento. Existem vantagens e desvantagens nas duas opções.
Por isso elaboramos uma tabela onde você poderá analisar os pontos de atenção nessa escolha fundamental para a organização do conteúdo no portal.
Portais que utilizam a plataforma Sharepoint possibilitam um ambiente de administração mais intuitivo, permitindo a descentralização de várias tarefas antes restritas ao pessoal de TI por sua então complexidade técnica.
A facilidade de se operar a ferramenta, no entanto, não exime seus administradores de um esforço de manutenção que inclui manter a arquitetura de informação consistente.
Por isso, é importante ressaltar que seja qual for a opção escolhida, ela deve ser embasada em uma outra decisão estratégica tomada anteriormente, que é o nível de descentralização da administração do portal. Quanto mais pessoas possuírem permissão para exercer algum tipo de papel administrativo no ambiente, maior a chance de ocorrerem desvios de padronização.
No caso da opção por Content Types específicos ou mais genéricos com metadados que os detalhem, podemos dizer que as duas soluções podem funcionar bem em cenários específicos, desde que sejam condizentes com o plano estratégico de governança do portal, que vai considerar variáveis administrativas e tecnológicas.
Alexandre Lemos
Consultor Web
Grupo Conectt
André Boger
boger@conectt.com.br
