Guia prático para Arenas Colaborativas.

1. Interface rica: Uma interface amigável e visualmente agradável do seu ambiente colaborativo garante um ambiente de navegação fácil para que os usuários possam identificar e escolher em qual ideia ou assunto preferem atuar e colaborar.

2. Comunicar, comunicar, comunicar: um sistema de comunicação é essencial para seu ambiente, afinal, temos que levar as pessoas para a festa! Neste sentido, várias ferramentas de comunicação podem ser utilizadas, mas a que não pode faltar é o e-mail. Se o seu sistema for integrado com redes sociais (internas ou não) a sua chance de envolver mais colaboradores é muito maior. Um feed do twitter, um post no facebook ou até mesmo o e-mail marketing poderá estimular os interessados a participar. Além disso, facilitar o acesso via celulares e tablets traz mobilidade e mais possibilidade de interação.

3. Ranking de usuários: O caminho para formar ideias é ter a colaboração de diversos usuários. Uma dica é construir um ranking com os nomes dos usuários que mais contribuem – seja com ideias, comentários ou votos. Quem contribuiu pode acompanhar a evolução da ideia que está sendo construída. Já os usuários que constantemente acessam o ambiente – mas ainda não contribuíram – precisam visualizar as novas ideias e saber quais são as últimas comentadas. Este movimento traz dinamismo ao ambiente já que se o usuário não notar nenhuma novidade ou evolução nas ideias, acaba por perder o interesse em colaborar. A preocupação com relação ao ranking é o desestímulo do último colocado em não acreditar na possibilidade de estar em primeiro lugar. Uma solução é resetar, de tempos em tempos, o ranking, possibilitando que novos sejam criados a cada desafio.

4. Cuidado com concursos: concursos podem ser uma excelente forma de estimular a colaboração, mas o tiro pode sair pela culatra. Explico: alguém que tenha uma grande ideia pode ficar com receio de que outro usuário, no ultimo dia de vigência do concurso, melhore sua ideia, vencendo-o. Para evitar este tipo de coisa, a ideia vencedora deve premiar não só o criador, mas todos os contribuidores.

5. Marketing da Inveja Boa: uma estratégia é contagiar pela “inveja”. Ao invés de abrir o ambiente pra toda a empresa, selecione alguns usuários pelo perfil ( aqueles que têm afinidade com novos sistemas e sem dificuldades de utilização) para serem os colaboradores iniciais do Banco de ideias. Assim você garantirá uma evolução do sistema e a qualidade do conteúdo produzido. Permita que estes usuários possam convidar novos colaboradores para enriquecer a medida que julgarem necessário – pode ser porque a própria pessoa pediu, seja porque acredita que tem algo a colaborar no conteúdo. Aqui o objetivo é construir um sistema bottom up, e não top down.

6. Criar grupos de interesse: Ao dividir seus usuários em grupos de interesse a contribuição de ideias torna-se muito mais direcionada e objetiva, é uma técnica utilizada nas Comunidades de Prática. Um bom sistema de colaboração oferece a funcionalidade para agrupar usuários com interesses em comum para que discutam ideias sobre um tema, um problema e que contribuam com argumentos mais ricos para essa nova ideia, além de agregar cada vez mais especialistas em assuntos estratégicos da empresa.

7. Acionar experts para atuar: Um tipo de usuário que poderia contribuir muito seria um expert em determinado assunto para ajudar um grupo de discussão quando chegarem a um impasse. Por exemplo, um especialista em marketing, pode opinar sobre uma nova funcionalidade de um produto a ser lançado no próximo ano ou então um especialista que atue em uma área diferente da empresa pode ser acionado para uma contribuição mais rica em um plano de vendas e moldar essa nova ideia para que a organização possa aproveitar em seu plano estratégico ao longo do ano.

8. Fornecer base para a geração de ideias: Os usuários de um sistema de colaboração nem sempre tem ideias prontas para serem compartilhadas ou discutidas. Eles precisam de informação, insumos para gerar uma discussão e participar. Talvez um usuário influente saiba de um curso ou evento sobre o assunto em questão e queira divulga-lo. Esse evento poderá ajudar futuramente a formação de conteúdo ou a geração de novas ideias. Ou mesmo artigos, links, livros; enfim toda forma de conhecimento compartilhado ajuda na inovação e no crescimento do capital intelectual da empresa.

9. Gerar Desafios: Propor desafios para algumas áreas da empresa pode incentivar a criação de grandes ideias e envolver toda a organização posteriormente para poder concretiza-la. Um desafio é orientar a colaboração para um objetivo específico. Esta tangibilização, a possibilidade de ver realizado pode ser um grande motivador e gerar engajamento maior dos colaboradores.

10. Gerenciamento de conteúdo: Um bom sistema de colaboração consegue gerar uma grande quantidade de informação fazendo com que seja necessária uma análise periódica do que foi gerado para coletar as informações mais importantes e traçar um plano para utilizá-las. Com esta análise podemos enxergar quais as áreas que mais contribuem descobrir quem mais participa inclusive para plano de reconhecimento ou desafios para movimentar as outras áreas não tão atuantes.

Ou seja, para fazer com que os usuários continuem participando e colaborando na geração de ideias temos que nos apoiar em um tripé:

Se essas ações são tomadas corretamente, se o sistema de colaboração suporta as funcionalidades descritas e com um time de experts atuando no assunto, o ambiente de colaboração pode e será um motor de inovação para a sua empresa. Receita de bolo garantida não existe, afinal, estamos falando de pessoas, mas dicas como estas podem ser úteis para driblar os obstáculos do dia a dia da colaboração corporativa.