Intranet: Desconfie de projetos que prometem milagres


21/08/2012

Um bom projeto de intranet é capaz de fazer maravilhas por sua empresa. Mas como diferenciá-los de projetos que são um desperdício de recursos? Alguns fatores podem indicar se a proposta vale ou não o investimento. Recomendamos que você tenha atenção redobrada com os projetos que:

1) Prometem revolucionar a empresa do dia para a noite

A Intranet, quando bem planejada e executada, pode trazer grandes resultados para uma empresa, desde a satisfação dos colaboradores até aumento da produtividade. Só que isso não acontece de maneira rápida. O portal só vai começar a gerar resultados relevantes, quando for amplamente utilizado dentro da empresa. Para quem não tinha uma intranet , ou tinha, mas estava desatualizada, é bem provável que precise de ações para adaptação cultural. Sabemos que mudança de cultura leva algum tempo para acontecer, e não é apenas uma iniciativa de uma área que incentivará essa mudança. A empresa inteira e a consultoria (caso você opte por este caminho) devem estar alinhadas e engajadas, e o projeto deve contemplar uma fase para essa necessidade.

2) Duram mais do que seis meses

Pensar grande é fundamental. Uma visão de futuro para a Intranet é necessária para um bom planejamento. Entretanto, muitas vezes, entende-se que visão de longo prazo é sinônimo de grandes projetos de Intranet, contemplando milhares de funcionalidades. Se for esse o contexto, desconfie.
Para facilitar a implantação da intranet e sua assimilação, o projeto deve ser encarado como uma série de pequenos projetos, com ganhos claros para o negócio e prazos bastante curtos. Metodologias ágeis, como o SCRUM, auxiliam este tipo de projeto, substituindo um grande entregável no fim do projeto, por validação constante com os usuários e visão de ciclos de entregas.
Esse tipo de abordagem ajuda a reduzir o risco e aumentar o aprendizado. Nós gostamos de ciclos de três a quatro meses de desenvolvimento e acreditamos que projetos mais longos do que seis meses, tendem naturalmente a se desconectar dos usuários finais e aumentam consideravelmente o risco de insucesso.

3) Que não recebam atenção e prioridade da diretoria

Boas intenções não são suficientes para garantir o sucesso de um projeto de Intranet. A alta direção, precisa estar engajada e participante durante todo o processo, para que o portal atinja os resultados esperados. Afinal, eles são os maiores formadores de opinião de uma empresa, e se não estiverem participantes, pode apostar que o restante da empresa também não estará. Se você ainda não tem o apoio da direção, não desista. O desafio, neste caso, é ganhar pelo menos um sponsor forte na diretoria. Para engajá-lo, é importante que você entenda claramente os ganhos de negócio da sua Intranet e saiba vendê-los de forma convincente.

4) Que não envolva mais de uma área da empresa

Muitas vezes, vemos projetos de Intranet sendo realizados exclusivamente pela área de TI, ou apenas pela área de gestão do conhecimento, por exemplo. Na maioria destes casos, as demais áreas da empresa, nem ao menos conhecem o projeto. Esta é uma das mais comuns receitas para o fracasso de uma iniciativa de Intranet. Este tipo de projeto é, por natureza, colaborativo. É claro que é mais difícil chegar ao consenso no que diz respeito às prioridades, e até mesmo, no propósito do portal. Você não gosta de buscar alinhamento, negociar fora da sua área de influência e estabelecer liderança informal? Projetos de Intranet não são para você. Mesmo que demore mais tempo, é importante garantir que mais de uma área esteja a bordo. E não pense que você consegue tocar um projeto de Intranet sem a área de tecnologia.

5) Que não contemplam aspectos políticos

O Excel diz toda a verdade? Até pode ser, em alguns casos. Mas para você colocar um projeto de Intranet no ar, o equilíbrio entre fatores quantitativos, objetivos e questões políticas é fundamental. Normalmente, as motivações de todos os envolvidos em um projeto de Intranet são completamente distintas. Você precisa entender quais são os ganhos pessoais (exposição na companhia, por exemplo) de cada pessoa envolvida, além dos ganhos de negócio. A partir deste entendimento, busque adaptar o seu projeto a estes pontos, garantindo o maior número de pessoas a bordo. É difícil? Sem dúvida, mas novamente, você precisa dominar o ambiente político se quiser o sucesso do projeto.

Fique atento e boa sorte!

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André Boger

boger@conectt.com.br

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